Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung
erleichtert das Verfahren und ermöglicht ortsunabhängiges Arbeiten.
Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung erleichtert das Verfahren und ermöglicht ortsunabhängiges Arbeiten.



Betriebsprüfung 4.0


Mindestens alle vier Jahre kontrolliert der Betriebsprüfdienst der Deutschen Rentenversicherung Hessen bei den hessischen Arbeitgebern, ob sie ihre Meldepflichten zur Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllen und die Beiträge für ihre Beschäftigten richtig abführen. Im Jahr 2019 nahmen die Betriebsprüferinnen und -prüfer rund 31.000 hessische Betriebe unter die Lupe. In der Folge wurden rund 38 Millionen Euro Gesamtsozialversicherungsbeiträge nachgefordert und rund 5,6 Millionen Euro zurückerstattet. Mittlerweile setzen immer mehr Unternehmen auf die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP). Seit dem Start der Software im Jahr 2014 ist der Anteil der teilnehmenden Unternehmen im Verhältnis zur gesamten Zahl der Prüfungen rasant angestiegen. Im Jahr 2019 lag sie bundesweit mit insgesamt 311.600 Betrieben bei fast 40 Prozent. Die Deutsche Rentenversicherung Hessen erreichte 2019 mit rund 39,4 Prozent im bundesweiten Vergleich die dritthöchste Quote. „Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung findet zunehmend Akzeptanz bei Arbeitgebern und Steuerberatern, aber auch bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Betriebsprüfdienste. Das Verfahren bietet also Vorteile für beide Seiten“, sagt Alexandra Parplies, Leiterin der Abteilung Prüfdienste der Deutschen Rentenversicherung Hessen.
 

»Das elektronische Verfahren bietet Vorteile für beide Seiten.«

Alexandra Parplies, Leiterin der Abteilung Prüfdienste der Deutschen Rentenversicherung Hessen
 

Digital ist effektiv

Gerade in Ballungsräumen haben Arbeitgeber und Steuerberater immer wieder Probleme, den Prüferinnen und Prüfern einen geeigneten Arbeitsplatz in ihrem Unternehmen vor Ort anzubieten. Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung ermöglicht den Prüfern ortsunabhängiges Arbeiten. Der Arbeitgeber sendet die Daten direkt an die Rentenversicherung. Damit wird die Prüfzeit im Unternehmen deutlich verkürzt oder kann eventuell sogar ganz entfallen. Auch der Vorbereitungsaufwand fällt deutlich geringer aus. So müssen nicht mehr umfangreiche Unterlagen in Papierform bereitgehalten werden. Prüftermine mit Arbeitgebern und Steuerberatern vereinbart die Deutsche Rentenversicherung Hessen zumeist telefonisch, um Belange und Terminwünsche bestmöglich zu berücksichtigen. Dabei wird abgestimmt, ob der Arbeitgeber an der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung teilnehmen möchte. Die Teilnahme ist freiwillig, der geprüfte Betrieb kann auch weiterhin die klassische Betriebsprüfung wählen. Entscheidet er sich für die digitale Form, werden die prüfrelevanten Daten aus dem Lohnabrechnungs- und Buchhaltungsprogramm in einem gesicherten Online-Verfahren übermittelt. Dazu muss das verwendete Abrechnungsprogramm das Modul euBP beinhalten. Das zertifizierte Online-Verfahren wurde unter Federführung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie speziell zur Datenübertragung zwischen Wirtschaft und Verwaltung entwickelt. Die Deutsche Rentenversicherung konnte mit ihrer „Elektronisch unterstützten Betriebsprüfung“ 2016 den Publikumspreis beim eGovernment-Wettbewerb gewinnen.
 

Persönliche Beratung ist nach wie vor Kernaufgabe

Die Betriebsprüfer analysieren die überspielten Daten und untersuchen die Beitragsberechnung hinsichtlich Plausibilität und Richtigkeit. Neben den Beiträgen zur Sozialversicherung sichten die Mitarbeiter der Deutschen Rentenversicherung Hessen unter anderem die Beiträge zur Unfallversicherung und ob Arbeitgeber die Meldepflicht zur Künstlersozialabgabe erfüllen und die Abgaben korrekt entrichten. Die Prüfungsfeststellungen werden auch bei der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung grundsätzlich persönlich oder auf Wunsch auch telefonisch mit den Arbeitgebern und Steuerberatern erörtert. Erst dann wird die Prüfung mittels Prüfbescheid oder Prüfmitteilung abgeschlossen. Die übermittelten Daten werden nur für die Dauer der Betriebsprüfung gespeichert und liegen auf gesicherten Systemen der Deutschen Rentenversicherung. Sobald der Betriebsprüfungsbescheid Bestandskraft erlangt hat, werden die überspielten Daten automatisch gelöscht.
 

Produkt für hohe Anforderungen

Nach wie vor sieht der Betriebsprüfdienst der Deutschen Rentenversicherung Hessen die persönliche Beratung von Arbeitgebern und Steuerberatern als zentrale Kernaufgabe an. Auch bei einer elektronisch unterstützten Betriebsprüfung können sich Arbeitgeber und Steuerberater vom Betriebsprüfer umfangreich beraten lassen. „Eine Verkürzung der Prüfzeiten vor Ort bedeutet in diesem Zusammenhang keineswegs, dass der gute Kontakt mit Arbeitgebern und Steuerberatern beeinträchtigt wird“, betont die Leiterin der Prüfdienste, Alexandra Parplies. Dass dies dem Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung Hessen offenbar gut gelingt, zeigt das Ergebnis der Kundenbefragung 2019. Es bestätigt, dass auch nach der optionalen Einführung der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung ein Produkt angeboten wird, das den hohen Anforderungen der Arbeitgeber und Steuerberater gerecht wird.
 

...Elektronische Betriebsprüfung


Derzeit stellen rund 30 Anbieter Entgeltabrechnungssoftware für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung bereit.
Eine Recherchemöglichkeit bietet das Internet unter: www.gkv-ag.de

Weitere Informationen unter: www.deutscherentenversicherunghessen.de