Die Sitzungsunterlagen können nun bequem über das Tablet abgerufen werden.
Die Sitzungsunterlagen können nun bequem über das Tablet abgerufen werden.



Das digitale Ehrenamt


Verwaltung wird digitaler – und damit auch effizienter. Die Deutsche Rentenversicherung (DRV) Oldenburg-Bremen hat ein digitales Sitzungsmanagementsystem für die eigenen Selbstverwaltungsorgane eingeführt. Die Sitzungsunterlagen können mithilfe der Software ALLRIS digital zur Verfügung gestellt und über private Endgeräte der Organmitglieder abgerufen werden. Das Ergebnis: ein papierloser Sitzungsdienst. Die aus dem E-Government-Gesetz resultierende Verpflichtung für Verwaltungen, digital zu arbeiten, hat auch bei den ehrenamtlichen Organmitgliedern den Wunsch ausgelöst, ein digitales Sitzungsmanagementsystem zur papierlosen Sitzungsbearbeitung bei allen Rentenversicherungsträgern einzuführen. Nach der Durchführung einer europaweiten Ausschreibung erhielt die Firma CC e-gov GmbH aus Hamburg mit ihrem Produkt ALLRIS den Zuschlag. Die Software ist bereits seit vielen Jahren im kommunalen Sektor im Einsatz und hat sich dort bewährt. 2019 konnte die DRV Oldenburg-Bremen mit der Implementierung des Systems beginnen. Ein wichtiger Schritt, denn: „Die Organmitglieder erwarten von uns eine zukunftsfähige digitale Gremienarbeit, wie sie es bereits aus anderen Bereichen gewohnt sind“, erklärt der Selbstverwaltungsreferent Thomas Rathmann. „Das Digitalisierungsprojekt hat nicht nur Auswirkungen auf die Selbstverwalter“, berichtet der Projektleiter Björn Watermann. „Die bisherigen Wege der Erstellung, Korrektur und Genehmigung von Vorlagen für die Selbstverwaltungsorgane werden in der Verwaltung durch ein softwaregestütztes Verfahren ersetzt.“ Auch aus Nachhaltigkeitsaspekten ist das Projekt interessant. „Wir werden pro Jahr mehrere Zehntausend Blatt Papier einsparen“, so Watermann. Ein weiterer wesentlicher Vorteil für die Verwaltung ist, dass schriftliche Abstimmungen nun digital und damit wesentlich schneller durchgeführt werden können. Das ist besonders bei Personalentscheidungen wichtig und erhöht die Flexibilität.
 

»Am papierlosen Sitzungsmanagement führt kein Weg vorbei.«

Cornelius Neumann-Redlin, Vorstandsvorsitzender, DRV Oldenburg-Bremen
 

Organsitzungen mit digitalen Unterlagen

Mit ALLRIS erhalten die Selbstverwalter ihre Sitzungsunterlagen im Vorfeld der Sitzung digital. Diese können sie über ihre privaten Endgeräte – entweder einen Laptop oder ein Tablet – im Internet abrufen. Für das Tablet gibt es sogar eine eigene App. Das digitale Sitzungsmanagementsystem ermöglicht bereits vor der Sitzung einen intensiven Austausch zwischen den Selbstverwaltern. Diese können zu allen Vorlagen private Foren eröffnen. Durch die Möglichkeit, sowohl in Dokumenten als auch im Archiv zu suchen, wird auch die Informationsverarbeitung optimiert. „Am papierlosen Sitzungsmanagementsystem führt kein Weg vorbei“, erklärt der alternierende Vorstandsvorsitzende Cornelius Neumann-Redlin. „Das digitale Angebot ist ein Zeichen der Innovationsfähigkeit der Verwaltung.“ Die Teilnahme am digitalen Verfahren ist allen Selbstverwaltern freigestellt. Wer weiterhin die Sitzungsunterlagen in Papierform erhalten möchte, bekommt diese auch. „Ich war am Anfang etwas skeptisch, ob mir die digitale Arbeitsweise liegt“, sagt die Vorstandsvorsitzende Marita Rosenow. „Aber nach den ersten Sitzungen hat mich das System komplett überzeugt. Ich will mein Tablet in den Sitzungen nicht mehr missen. Auch in den Zeiten ohne Präsenzsitzungen, die aufgrund der Corona-Pandemie dieses Jahr deutlich länger ausgefallen sind, bleibe ich über ALLRIS mit der Verwaltung und anderen Selbstverwaltern noch intensiver im Kontakt. Das ist ein riesiger Vorteil!“
 

 

Mehr Informationen über ALLRIS gibt es unter: www.cc-egov.de