Das Umzugsteam – Petra Nickels, Tom Schmidt, Christina Hoßfeld und Rainer Himbert (v.l.n. r.) – freut sich über den erfolgreichen Abschluss des Projekts.
Das Umzugsteam – Petra Nickels, Tom Schmidt, Christina Hoßfeld und Rainer Himbert (v.l.n. r.) – freut sich über den erfolgreichen Abschluss des Projekts.



Projekt Umzug


Wer kennt nicht die Tücken und Mühen eines Umzugs? Mit 456 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern umzuziehen ist jedoch noch mal eine ganze andere Dimension. Die für die Grundlagenplanung, Koordination und Durchführung des Umzugs verantwortlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Tom Schmidt, Rainer Himbert und Christina Hoßfeld berichten von ihren Erfahrungen bei der Durchführung des Umzugs der Deutschen Rentenversicherung Saarland, der unter der Federführung von Projektleiterin Sanierung Petra Nickels umgesetzt wurde.

Was war der Anlass für den Umzug der DRV Saarland?

Himbert:
Unser bisheriges denkmalgeschütztes Verwaltungsgebäude in der Martin-Luther-Straße in Saarbrücken wurde 1951/1952 erbaut und ist ein Paradebeispiel der Architektur der Nachkriegsmoderne. Um dieses zu erhalten, ist jedoch eine Grundsanierung unumgänglich. Zudem hat sich die Sanierung gegenüber einem Neubau als wirtschaftlichste Lösung herausgestellt. Ein erstes Grobkonzept für das geplante Bau- und Auslagerungsprojekt wurde bereits 2011/2012 erstellt. Da eine solche Sanierung jedoch nicht sinnvoll stattfinden kann, während die Büros besetzt sind, war für uns schon früh klar, dass wir uns nach Räumlichkeiten für die Zeit der Auslagerung umsehen müssen

War es schwierig, ein Ersatzgebäude zu finden?

Himbert:
Es war auf jeden Fall eine Herausforderung, ein Gebäude zu finden, das den Vorgaben des Brandschutzes, der IT-Sicherheit, des Datenschutzes sowie den Zutrittsbeschränkungen gerecht wird und genügend Platz für unsere 456 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die Archive und die Büroausstattung bietet.

Schmidt: Wir wussten in der Planungsphase auch noch nicht genau, wie viel Platz wir tatsächlich benötigen werden, da damals noch nicht feststand, wie viele Dokumente bis zum Umzug noch eingescannt und entsorgt werden können.

Auf welche Herausforderungen sind Sie noch bei der Organisation und Durchführung des Umzugs gestoßen?

Schmidt:
Im Gegensatz zu den rund 20.000 Quadratmetern, die wir bisher zur Verfügung hatten, sind wir im Sirius Office Center auf rund 8.000 Quadratmeter beschränkt. Das ist weniger als die Hälfte. Unsere Aufgabe bestand also auch darin, nicht mehr benötigte Unterlagen oder Objekte vorab auszusortieren und ordnungsgemäß zu entsorgen. Auch musste ein Großteil der Archive bis zum Umzug digitalisiert werden, da wir im neuen Gebäude keinen Platz für deren Lagerung haben würden. Insgesamt haben wir 23 Tonnen Metallschrott und 32 Tonnen Sperrmüll entsorgt.

Hoßfeld: Die Bestandsaufnahme des Inventars war ebenfalls eine Herausforderung. In jeder Abteilung gab es mindestens eine Umzugsbeauftragte oder einen Umzugsbeauftragten, der eine Liste der umzuziehenden Büromöbel erstellt hat. Ich habe dabei als Schnittstelle zwischen den Umzugsbeauftragten und der Umzugsfirma fungiert.
 

»Das Projekt hat unsere Leistungsfähigkeit unter Beweis gestellt.«

Petra Nickels, Projektleiterin Sanierung
 

In welchen Etappen hat der Umzug stattgefunden?

Hoßfeld:
Der Umzug erfolgte in zwei Schritten. Ein erster großer Meilenstein war der Umzug der Archive, der vom 8. bis 26. Juni 2020 stattfand. Darauf folgte der Umzug der 450 Büroarbeitsplätze. In zehn Tagen, vom 29. Juni bis 10. Juli, zogen die Abteilungen schrittweise um. Dabei wurde zeitweise parallel im Sirius Office Center und im alten Verwaltungsgebäude in der Martin-Luther-Straße gearbeitet. Damit die IT-Infrastruktur in beiden Gebäuden genutzt werden konnte, wurde eine Richtfunkverbindung zwischen diesen eingerichtet.

Wie hat sich die Corona-Krise auf den Umzug ausgewirkt?

Nickels:
Durch die Corona-Krise mussten wir unsere Raumplanung zum Teil wieder neu überdenken, um die Sicherheitsabstände und Hygieneauflagen einzuhalten. Auch hat unser Vorstand zur Entlastung der Großraumbüros zusätzliche Telearbeitsplätze genehmigt und die Arbeit in einzelnen Abteilungen wie etwa der Scanstraße wurde in Schichtarbeit organisiert. Zusätzlich wurden externe Dienstleister für die Grundreinigung und Desinfektion der Arbeitsumgebung eingesetzt. Für uns war jedoch von Anfang an klar, dass wir es schaffen müssen, das Umzugsprojekt, das ja Voraussetzung für das Großprojekt Sanierung ist, auch in Krisenzeiten erfolgreich umzusetzen. Daher waren wir sehr erleichtert, als wir von unserer Fachkraft für Arbeitssicherheit grünes Licht für die neue Raumplanung im Sirius Office Center erhielten.

Was ist Ihr Fazit zum Umzugsprojekt?

Alle:
Wir sind sehr zufrieden mit dem Verlauf des Projekts und danken den Mitwirkenden des Umzugsteams, unseren Umzugsbeauftragten, dem Referat Informationstechnik, der gesamten Belegschaft und der Firma Roggendorf herzlich für ihre tatkräftige Unterstützung und ihr großes Engagement. Nickels: Das Projekt hat einmal mehr die Leistungsfähigkeit der DRV Saarland unter Beweis gestellt und gezeigt, dass wir selbst in Krisenzeiten große Projekte umsetzen können, wenn wir alle an einem Strang ziehen. 
 

...Neue Adresse

Deutsche Rentenversicherung Saarland Auskunfts- und Beratungsstelle
Neugrabenweg 2–4 (Besuchereingang Meerwiesertalweg in Höhe Hausnummer 5)
66123 Saarbrücken
Tel.: 0681 3093 650
E-Mail: service@ drv-saarland.de

Weitere Informationen zu Anfahrt und Parkmöglichkeiten unter: www.drv-saarland.de in der Rubrik „Kontakt“