Wenn die Mitarbeiter immer mehr Arbeiten am Bildschirm erledigen – wie hier bei einer Videoberatung –, muss auch die Gesundheitsprävention am Arbeitsplatz neu
ausgerichtet werden.
Wenn die Mitarbeiter immer mehr Arbeiten am Bildschirm erledigen – wie hier bei einer Videoberatung –, muss auch die Gesundheitsprävention am Arbeitsplatz neu ausgerichtet werden.



Im Wandel der Zeit

 

Mehrmals täglich rollen Servicemitarbeiter ihre mit Akten und eingehender Post beladenen Postwagen durch die Flure des mitteldeutschen Regionalträgers. Sie verteilen die Schriftstücke zur weiteren Bearbeitung an ihre Kollegen in der Rentensachbearbeitung. „Dieses Bild wird bald der Vergangenheit angehören“, sagt Ekkehard Mann. „Wir wollen mit der Digitalisierung schneller und effizienter arbeiten“, so der Veränderungsmanager des Rentenversicherungsträgers. Derzeit stattet die Deutsche Rentenversicherung Mitteldeutschland ihre Mitarbeiter bereits fortlaufend mit zwei Bildschirmen pro Arbeitsplatz aus, was für die künftige digitale Arbeitsweise erforderlich ist.

Erste Akten werden digitalisiert

Bereits im Jahr 2011 hat eine Projektgruppe begonnen, die Konzepte zur Einführung einer digitalen Akte zu erarbeiten. Ab 2015 wurden Bestandsakten gescannt. Für die Digitalisierung der täglich eingehenden Poststücke hat der Regionalträger zwei Dokumentenzentren in Erfurt und Halle eingerichtet. Seit April 2017 bearbeiten einige Teams Reha-Anträge vollständig digital, weitere kommen nach und nach hinzu. „Inzwischen werden bei uns auch die ersten Rentenanträge ausschließlich am Rechner bearbeitet. Unser Ziel ist es, bis zum Ende des Jahres mit dieser Arbeitsweise keine Papierakten mehr für neue Anträge zu benötigen“, so Mann. Die eingehende Post erreicht den Mitarbeiter der Rentenversicherung auf digitalem Wege. Er bearbeitet die Rentenanträge folglich auch über einen sogenannten Dokumentenworkflow ausschließ­lich an seinen Bildschirmen. Wegfallende Aktentransporte und bessere Vertretungsmöglichkeiten sollen die Bearbeitungszeiten der Anträge verkürzen.

Gesundheitliche Herausforderungen

Wenn die Mitarbeiter künftig immer mehr Arbeiten am Bildschirm erledigen, muss auch die Gesundheitsprävention am Arbeitsplatz neu ausgerichtet werden. Weniger Bewegung und eine stärkere Belastung der Augen sind Auswirkungen der veränderten Arbeitsweise, die sowohl für die Mitarbeiter als auch für den Arbeitgeber neue Herausforderungen darstellen. Der Regionalträger hat mit Beginn der Digitalisierung sein Gesundheitsmanagement daraufhin spezialisiert: „Wir haben Mitarbeiter schulen lassen, die mit ihren Kollegen regelmäßig eine bewegte Pause durchführen“, so Dr.  Jörg Eckardt, Leiter des Gesundheitsmanagements. „Kurze Arbeitsunterbrechungen helfen nicht nur dem Bewegungsapparat, sondern fördern auch die Konzentration und den Teamgeist.“ Zudem seien die Übungen auch für die Augen sehr effektiv. In betriebsärztlichen Sprechstunden können Mitarbeiter weitere wertvolle individuelle Tipps zu gesundheitlichen Fragen erhalten. „Schweres Tragen und Heben wird dank der Digitalisierung auch bald der Vergangenheit angehören“, resümiert der Gesundheitsmanager. Außerdem, so Dr. Eckardt, könnten die Kollegen für eine bessere Vereinbarkeit zwischen Beruf und Familie verstärkt von zu Hause aus per Telearbeit tätig sein. „Jeder Mitarbeiter sollte für sich die Art und das Maß der Abwechslung suchen, damit die vielen Chancen, welche die Digitalisierung bietet, auch gesund genutzt werden können.“

»Inzwischen werden bei uns die ersten Rentenanträge ausschließlich digital bearbeitet.«

Ekkehard Mann, Veränderungsmanager, Deutsche Rentenversicherung Mitteldeutschland

 

Videoberatung erfolgreich gestartet

Seit dem 7. November 2018 bietet die Deutsche Rentenversicherung Mitteldeutschland mit der Möglichkeit einer Videoberatung in ihrer Auskunfts- und Beratungsstelle Eisenach einen völlig neuen Service an. Dieser wurde von den Menschen in und um Eisenach auch sofort gut angenommen: Bis zum 31. Januar 2019 nutzten bereits 250 Besucher die Videoberatung. „Wir haben von den Nutzern fast ausschließlich positives Feedback erhalten“, so die mit der Einführung dieser neuen Beratungsform betraute Teamleiterin Anke Weitz. Besonders gut geeignet sei die Videoberatung für Besucher, die spontan beziehungsweise ohne Termin eine Auskunft wünschen. Während der Ratsuchende in der Eisenacher Beratungsstelle nach der Registrierung am Empfang in einem eigens dafür hergerichteten Raum Platz nimmt, wird ihm eine Beraterin aus einer anderen Beratungsstelle live auf einem großen Touchscreen-Bildschirm zugeschaltet. „Das Beratungsgespräch erfolgt dann, als ob man sich persönlich gegenübersitzt“, versichert Weitz. Deshalb unterscheide sich die Videoberatung auch kaum von einer „normalen“ Beratung.

 

Tagung der Vertreterversammlung

Auf der Tagung der Vertreterversammlung der Deutschen Rentenversicherung Mitteldeutschland am 4. Dezember 2018 in Leipzig konnte die Vorstandsvorsitzende Susanne Wiedemeyer neben den Vertretern von Versicherten und Arbeitgebern auch die Sächsische Staatsministerin für Soziales und Verbrauchschutz, Barbara Klepsch (im Bild), begrüßen. Die Ministerin dankte den ehrenamtlich arbeitenden Selbstverwaltern für ihr Engagement.