Frau Smietana, zu den Aufgaben der Deutschen Rentenversicherung Hessen gehören auch die Betriebsprüfungen. Welchen Zweck haben die Prüfungen?
Mindestens alle vier Jahre kontrolliert der Prüfdienst bei hessischen Arbeitgebern, ob sie ihre Meldepflichten zur Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllen und die Beiträge für ihre Beschäftigten richtig abführen. Betriebsprüfungen werden im Interesse der Versicherten, also der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, und der Sozialversicherungsträger durchgeführt. Sie haben den Zweck, die Beitragsentrichtung zu den einzelnen Zweigen der Sozialversicherung zu sichern.
Haben Sie Zahlen?
Im Jahr 2023 beispielsweise haben wir 32.719 Arbeitgeber geprüft, davon 67 Prozent elektronisch unterstützt, also zwei Drittel. Unsere Nachforderungen beliefen sich auf insgesamt rund 39,4 Millionen Euro.
Was wird geprüft?
In erster Linie die Entgeltabrechnung. Wir kontrollieren Entgeltunterlagen, Beitragsabrechnungen und -nachweise sowie relevante Unterlagen der Finanzbuchhaltung und werten die Lohnsteuerprüfberichte der Finanzbehörden aus. Wichtig ist auch, die Einstufung von Versicherungspflicht und -freiheit zum Beispiel bei Honorarkräften zu überprüfen. Außerdem umfasst die Betriebsprüfung die Melde- und Abgabepflicht nach dem Künstlersozialversicherungsgesetz sowie die Unfallversicherung.
Wie läuft eine Betriebsprüfung ab, und wie lange dauert sie?
Wir kündigen uns frühzeitig an. Sofern eine Vor-Ort-Prüfung gewünscht wird, besucht eine Prüferin oder ein Prüfer den Betrieb während der Arbeitszeit, um Unterlagen zu überprüfen und relevante Daten auszuwerten. Wenn die Entgelte von einer Steuerberatung oder einem externen Lohnabrechnungsunternehmen abgerechnet werden, kann die Betriebsprüfung auch dort stattfinden. Die Prüfung läuft stichprobenartig. Das bedeutet, wir kontrollieren nicht jeden Sachverhalt bei jedem Arbeitgeber, sondern nur eine Auswahl. Die Auswahlkriterien werden individuell festgelegt. Die Dauer der Prüfung hängt in der Regel von der Betriebsgröße ab.
Müssen die Arbeitgeber mitmachen?
Die Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen beziehungsweise elektronisch zu übermitteln. Wir bemühen uns, die Prüfung so zu gestalten, dass der Betrieb nicht unangemessen gestört wird.
Was passiert bei einer elektronisch unterstützten Betriebsprüfung?
Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung, kurz euBP, verläuft grundsätzlich wie eine gewöhnliche Betriebsprüfung – die Daten der Entgeltabrechnung werden in diesem Fall elektronisch übermittelt. Seit 2023 ist es für Arbeitgeber verpflichtend, an der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung teilzunehmen. Es besteht allerdings die Möglichkeit, sich davon befreien zu lassen.
Wie sieht es dabei mit dem Datenschutz aus?
Die im Rahmen der Betriebsprüfung übermittelten elektronischen Daten werden nur für die Betriebsprüfung verwendet. Nach Abschluss der Betriebsprüfung werden die Daten automatisch gelöscht.
Wie können sich Arbeitgeber am besten vorbereiten?
Arbeitgeber sollten darauf achten, dass sich ein sachverständiger Dritter innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Lohn- und Gehaltsabrechnung verschaffen kann. Dabei ist nicht nur Vollständigkeit, sondern auch Übersichtlichkeit gefragt. Das heißt, die Daten müssen für die Prüferin oder den Prüfer verständlich und nachvollziehbar aufbereitet sein. Zum Beispiel müssen Buchungstexte verständlich hinterlegt werden.
Was geschieht nach der Prüfung?
In einer Schlussbesprechung informiert die Prüferin oder der Prüfer über das Ergebnis. Eventuell können in dieser Besprechung noch strittige Punkte aufgeklärt werden. Gegebenenfalls erfolgt eine schriftliche Anhörung. Nach Abschluss des Verfahrens versendet der Rentenversicherungsträger das Ergebnis in Form eines Bescheides oder einer Prüfmitteilung. Gegen die Bescheide kann Widerspruch eingelegt werden.
Was macht den Job einer Betriebsprüferin oder eines Betriebsprüfers aus?
Die Tätigkeit bietet eine große Vielfalt an Themen. Die Möglichkeit, Einblick in verschiedene Unternehmen und Branchen zu erhalten, bedeutet nicht nur ständige Abwechslung, sondern auch stets neue Herausforderungen. Unsere Prüferinnen und Prüfer haben die Flexibilität, sowohl vor Ort in Betrieben als auch im Büro oder Homeoffice zu arbeiten. Diese ausgewogene Balance ermöglicht nicht nur einen persönlichen Kontakt zu den geprüften Unternehmen, sondern auch die individuelle Gestaltung des Arbeitsumfelds. In der Regel agieren Betriebsprüferinnen und -prüfer eigenständig, analysieren Unterlagen und Daten und treffen fundierte Entscheidungen auf Grundlage ihrer Erkenntnisse. Diese hohe Eigenverantwortung verleiht dem Beruf eine zusätzliche Dimension.
„Im Jahr 2023 haben wir 32.719 Arbeitgeber geprüft, davon zwei Drittel elektronisch unterstützt.“
Monika Smietana, stellvertretende Leiterin Prüfdienste der Deutschen Rentenversicherung Hessen
Neuer Studiengang
Die Deutsche Rentenversicherung Hessen bietet ab September 2024 erstmals das Studium zum Bachelor of Laws/Betriebsprüfdienst an. Inhaltliche Schwerpunkte des dualen Studiums sind unter anderem Verwaltungslehre, Rechts-, Sozial- und Wirtschaftswissenschaften. Studienort ist die Hochschule des Bundes für öffentliche Verwaltung in Berlin, ergänzt um Praxisphasen in den Prüfbezirksstellen Gießen, Kassel, Künzell, Frankfurt am Main, Pfungstadt oder Königstein.
Weitere Informationen und Kontakt zum Betriebsprüfdienst in Hessen unter:
www.deutsche-rentenversicherung-hessen.de
Online-Bewerbung und weitere Informationen zu Ausbildungs- und Studienangeboten der Deutschen Rentenversicherung Hessen unter:
www.ausbildung-drv-hessen.de
