Flexibel und regional verbunden

Zwei Städte und zwei Bundesländer, aber eine gemeinsame Aufgabe. Die Deutsche Rentenversicherung (DRV) Berlin-Brandenburg ist regional stark verwurzelt – sie lebt aber das Prinzip der Mobilität. Denn schon lange vor der Pandemie war es für Mitarbeitende des Rentenversicherungsträgers selbstverständlich, über Standortgrenzen hinweg und durch viele Kilometer getrennt zusammenzuarbeiten. Berlin und Frankfurt (Oder) – das bedeutet einerseits die Nähe zur Hauptstadt und städtisches Flair, auf der anderen Seite brandenburgische Bodenständigkeit. Diese besondere Konstellation bringt viele Stärken mit sich, die heute in einer immer schneller werdenden Arbeitswelt besonders wichtig sind. Dabei ging es nie nur um Arbeitswege oder Technik, sondern vor allem um Haltung: Zusammenarbeit geht eben auch auf räumlichem Abstand – wenn man nah an den Menschen bleibt.

Als digitale Behörde bietet die DRV Berlin-Brandenburg heute verschiedene Arbeitsformen an: vom Desksharing über Homeoffice bis hin zu mobilen Arbeitsplätzen. Derzeit arbeiten 970 der rund 2.300 Beschäftigten im Homeoffice oder im Desksharing-Modell, das heißt an einem der freien Arbeitsplätze, wenn sie im Dienstgebäude sind. Dienstvereinbarungen bilden dafür ein flexibles Fundament – sie schaffen Verlässlichkeit bei gleichzeitiger Freiheit in der Ausgestaltung. Auch das Kerngeschäft hat sich gewandelt: Beratungen finden nicht mehr nur telefonisch oder vor Ort statt. Im Jahr 2024 wurden bereits mehr als 54.000 Beratungen als Videoberatung oder persönliche Beratung durchgeführt. Ab 2020 ging die elektronische Akte in den Regelbetrieb. Allein im vergangenen Jahr wurden über 250 Millionen Seiten digitalisiert – das spart Platz und beschleunigt die Abläufe. Standortübergreifende Arbeit wurde damit einfacher, effizienter und auch umweltfreundlicher.

Nach der Fusion im Jahr 2006 zwischen der Landesversicherungsanstalt (LVA) Berlin und der LVA Brandenburg wurde standortübergreifende Zusammenarbeit mit den Jahren immer mehr gelebter Alltag. So arbeitet beispielsweise der Abteilungsstab Rente und Versicherung schon seit vielen Jahren im Team über zwei Standorte und Bundeslandgrenzen vereint, aber örtlich getrennt miteinander. Mit der Umstellung vom „Regionalprinzip“ auf das „Geburtstagsprinzip“ im Herbst 2012 wurde es notwendig, sich standortübergreifend noch stärker abzustimmen und Arbeitsabläufe zu vereinheitlichen. Dafür mussten die damals noch vorhandenen Papierakten zwischen Frankfurt (Oder) und Berlin ausgetauscht werden. „Nach umfangreicher Organisation im Vorfeld rollten viele Lastwagen auf der Autobahn hin und her“, erinnert sich Iris Gervelmeyer, Leiterin im Abteilungsstab Rente und Versicherung.

Sie selbst ist bereits seit 40 Jahren für die Deutsche Rentenversicherung im Dienst. Regelmäßig ist sie vor Ort in Frankfurt (Oder), ansonsten arbeitet sie in ihrem Büro in Berlin-Charlottenburg. Nebenan befindet sich ein Desksharing-Arbeitsplatz. „Heute ist das mit den Papierakten und vielem Herumfahren kaum noch vorstellbar“, sagt Iris Gervelmeyer mit einem feinen Lächeln. „Die Coronapandemie hat uns als Organisation und auch als Team in kürzester Zeit technisch hochgerissen.“ Als im März 2020 plötzlich Kontaktbeschränkungen eintraten, erhielt der Abteilungsstab in kürzester Zeit die Möglichkeit, von zu Hause zu arbeiten. Als interner Servicedienstleister organisierten die Mitarbeitenden des Abteilungsstabs außerdem schnell die Ausstattung für ihre Abteilung: Headsets, Web-Kameras, sichere VPN-Zugänge, Videokonferenz-Software. „Viele Laufwege fielen durch Videokonferenzen weg, Prozesse wurden digitalisiert.“ So können sich die Mitarbeitenden im Team um Iris Gervelmeyer endlich auch sehen, wenn sie miteinander sprechen. Vorher ging das nur per Telefon. Das durch Corona erzwungene Homeoffice wurde als „Ortsflexibles Arbeiten“ im Jahr 2021 in der DRV Berlin-Brandenburg fortgeführt. „Diese Einführung war absolut supertoll. Insbesondere für meine Mitarbeitenden wurde die Vereinbarkeit von Beruf und Familie verbessert.“

250

Millionen Seiten wurden 2024 digitalisiert. Das spart Platz und macht die Bearbeitung effizienter.

Was geblieben ist, ist die starke Überzeugung, dass Zusammenarbeit auch auf räumlicher Distanz funktioniert, wenn Vertrauen da ist. Das zeigt sich auch im Alltag des Teams: „Wir haben ein paar Teamregeln, auf die wir uns im Zuge des immer digitaler werdenden Arbeitsalltags festgelegt haben. Morgens schreiben wir zum Beispiel eine Mail an unser Team: ‚Ich bin im Dienst.‘ Das funktioniert wunderbar, weil alle bei uns mitziehen.“

Iris Gervelmeyer erlebt mit ihren Kollegen und Kolleginnen dabei eine neue Flexibilität, die es früher so nicht gab. Dienstreisen und Vor-Ort-Besprechungen sind deutlich seltener geworden, dafür gibt es klare Kommunikationsroutinen mit einem Präsenztag pro Woche im Dienstgebäude. Die Mobilität und damit verbundene Flexibilität sind für alle Teammitglieder – ob alte Hasen oder neu Hinzugekommene – selbstverständlich geworden.

Doch wie bleibt bei all der digitalen Distanz die menschliche Verbundenheit und Identität mit dem Arbeitgeber erhalten? Auch hier zeigt der Abteilungsstab Rente und Versicherung kreative Wege: Ergonomiepause per Videocall um 10 Uhr, gemeinsame Wandertage in der Region, feste Präsenztage für persönliche Gespräche. Auch menschelnde Momente über den Bildschirm schaffen Nähe – etwa, wenn der Kollege sein Baby für das gerührte Team in die Kamera hält. Und ganz viel gegenseitiges Vertrauen: „Natürlich ist es heute anders als früher. Aber ich vermisse nichts. Wir gestalten die Gegenwart aktiv, und das mit einem großartigen Team, auf das wir uns verlassen können“, stellt Iris Gervelmeyer fest.

Und wenn es einen Wunsch gäbe für das mobile Leben und Arbeiten in der Zukunft? „Beamen“, sagt die Leiterin lachend. „Einfach sofort dort sein, wo man sein will in wenigen Sekunden, denn ich reise privat unglaublich gerne.“